An wen geht die Rechnung?

Sie schreiben die Rechnung direkt an Conrad Electronic (nicht mehr an den Endkunden). Conrad ist Ihr offizieller Vertragspartner, der Ihnen die Ware abkauft und sie im eigenen Namen an den Kunden weiterverkauft.

Wann wird abgerechnet?

Die Rechnung muss unverzüglich nach dem physischen Versand der Ware erstellt und übermittelt werden.

Wie wird abgerechnet?

Jede Bestellung muss einzeln und separat abgerechnet werden. Sammelrechnungen für mehrere Bestellungen zusammen sind nicht zulässig.

Was ist mit den Versandkosten?

Liegt der Netto-Warenwert einer Bestellung unter 85,00 €, addieren Sie die 3,00 € Versandpauschale auf Ihrer Rechnung. Ab einem Wert von 85,00 € ist der Versand für Conrad kostenfrei, Sie weisen also keine Versandkosten aus.

Wie laufen Retouren und Korrekturen?

Sie dürfen Conrad aus technischen Gründen keine eigenen Gutschriften ausstellen. Finanzieller Ausgleich (z.B. bei Retouren, Fehlmengen oder Transportschäden) wird von Conrad automatisch über eine sogenannte Belastungsanzeige (Debit Note) abgewickelt und verrechnet.

Inhalte: 

1. Verbindliches Format und Übermittlungsweg

2. Zulässige Umsatzsteuer-Kategorien (VAT)

3. Technische Zuordnung wichtiger Rechnungsfelder (Mapping)

4. Struktur und Zeitpunkt der Abrechnung

5. Zwingende Rechnungsinhalte

6. Wichtige Besonderheit: Verbot von Gutschriften

7. Nur für die Niederlande: Nutzung des Peppol-Netzwerkes

⚠️ Warnung:Übermitteln Sie Rechnungen ausschließlich in den vorgegebenen Formaten und über die zugelassenen Kanäle. Rechnungen in abweichenden Formaten (wie einfachen PDFs) oder über andere Kanäle gelten als nicht ordnungsgemäß und werden von Conrad zurückgewiesen.

Als alleinige und verbindliche Referenz für die vereinbarte Struktur dient die Spezifikation:  ZUGFeRD_2.1_FacturX_1.0.05_Basic_Struktur.pdf.

Stellen Sie Ihre Rechnungen zwingend als elektronische Rechnung (E-Invoice) aus. Nutzen Sie dafür das Format ZUGFeRD 2.1 / Factur-X 1.0.05 im Profil BASIC (konform zur EU-Norm EN 16931). Das Format XRechnung 3.0 (EN-16931-konform) ist ebenfalls erlaubt.

Übermittlungskanal E-Mail: Senden Sie die Rechnung als reine XML-Datei (XRechnung) oder als ZUGFeRD-Datei (PDF/A-3 mit eingebettetem XML) per E-Mail an die zuständige Adresse:

Niederlande: Invoice.byfile@conrad.nl

Deutschland: Invoice.byfile@conrad.de

Übermittlungskanal SFTP: Alternativ zur E-Mail können Sie Rechnungen über den Conrad-SFTP-Server übermitteln.

1. Nutzen Sie den Host pds1.conrad.com auf Port 8022.

2. Verwenden Sie ausschließlich das Protokoll SFTP. (Zugriff über SSH oder SCP nicht möglich).

3. Authentifizieren Sie sich über das SSH-Public-Key-Verfahren ohne Passwort. Zulässige Schlüsseltypen sind RSA, DSA oder ECDSA (empfohlen: RSA 4096 Bit, ohne Passphrase).

⚠️ Warnung: Der Private Key darf Ihr eigenes System niemals verlassen. Senden Sie ausschließlich den Public Key an Conrad.

1. Erzeugen Sie das Schlüsselpaar unter Windows über WinSCP oder PuTTYgen. Erzeugen Sie das Schlüsselpaar unter Linux über den Befehl ssh-keygen -b 4096.

2. Senden Sie den Public Key über supplier.edi@conrad.de oder support.edi@conrad.de an. Conrad legt damit ein Freigabe-Ticket beim Netzwerkteam an.

3. Verwenden Sie als BenutzerID Ihre SAP-Lieferantennummer mit vorangestelltem „S“ (Beispiel: S96101321).

4. Melden Sie sich mit dem Befehl sftp -P 8022 <BenutzerID>@pds1.conrad.com an.

5. Wählen Sie den Dateinamen frei. Verwenden Sie zwingend eine konstante Dateiendung (üblich sind .txt oder .edi).

6. Verwenden Sie den Ordner in für Dateien, die Sie an Conrad senden. Verwenden Sie den Ordner out für Dateien, die Conrad bereitstellt.

⚠️ Warnung: Conrad verarbeitet ausschließlich vollständige Dateien. Dateien, die älter als 5 Tage sind, werden automatisch gelöscht.

1. Laden Sie Dateien zuerst mit der Endung .tmp hoch.
2. Benennen Sie die Datei erst nach der vollständigen Übertragung in den Zielnamen um.

Geben Sie Nummer ihre eigene Lieferscheinnummer auf der Rechnung an!
Fehlt die klare Zuordnung Rechnung ↔︎ Lieferung führt das zu unnötigen Verzögerungen.

Die EN 16931-Norm standardisiert die XML-Kategorie-Codes (Codeliste UNCL 5305). Setzen Sie den Kategoriecode im Feld <ram:CategoryCode>. Setzen Sie den Steuersatz im Feld <ram:RateApplicablePercent>.

⚠️ Warnung: Verwenden Sie niemals die „Kategorie R“. Diese Kategorie existiert in der Norm EN 16931 nicht und führt zur Ablehnung des Belegs. Führen Sie ermäßigte Sätze als Kategorie S mit dem jeweiligen Landessatz aus. Kategorie E entfällt, da im Dropship Model Warengeschäft keine steuerbefreiten Umsätze vorkommen.

Einen eigenen Code für den ermäßigten Satz gibt es nicht. Standard- und ermäßigter Satz laufen beide als Kategorie S und werden nur über den Prozentwert unterschieden. Die Kategorie ist länderunabhängig (S = steuerpflichtig, AE = Reverse Charge). Der Prozentsatz richtet sich nach dem Land des steuerbaren Umsatzes:

Im Dropship Model Warengeschäft (Elektronik) gilt im Regelfall der Standardsatz (NL 21 %, DE 19 %). Der ermäßigte Satz (NL 9 %, DE 7 %) gilt nur für explizit ermäßigt besteuerte Waren.

Bilden Sie die folgenden Felder für die automatisierte Verarbeitung exakt im XML ab. Nutzen Sie dazu die Strukturtabelle und die Beispiel-XML der Spezifikation ZUGFeRD_2.1_FacturX_1.0.05_Basic_Struktur.pdf.

Rechnungskopf:

Rechnungsnummer (BT-1): Feld <ram:ID> unterhalb von <rsm:ExchangedDocument>.

Rechnungstyp (BT-3): Feld <ram:TypeCode> unterhalb von <rsm:ExchangedDocument> mit dem Wert 380 (Handelsrechnung).

Rechnungsdatum (BT-2): Feld <udt:DateTimeString> in <ram:IssueDateTime> (Attribut format="102", Beispiel: 20260527)

Rechnungsposition:

Positionsnummer (BT-126): Feld <ram:LineID> in <ram:AssociatedDocumentLineDocument>.

Artikelnummer des Lieferanten (BT-155): Feld <ram:SellerAssignedID> in <ram:SpecifiedTradeProduct>.

Artikelname (BT-153): Feld <ram:Name> in <ram:SpecifiedTradeProduct>.

Bruttopreis (BT-148): Feld <ram:ChargeAmount> in <ram:GrossPriceProductTradePrice>.

Nettopreis (BT-146): Feld <ram:ChargeAmount> in <ram:NetPriceProductTradePrice>.

Menge (BT-129): Feld <ram:BilledQuantity> in <ram:SpecifiedLineTradeDelivery> (Attribut unitCode, Beispiel: C62 = Stück).

USt-Kategorie / USt-Satz je Position (BT-151/BT-152): Felder <ram:CategoryCode> und <ram:RateApplicablePercent> in <ram:ApplicableTradeTax>.

Positions-Nettobetrag (BT-131): Feld <ram:LineTotalAmount> in <ram:SpecifiedTradeSettlementLineMonetarySummation>.

Verkäufer / Käufer:

Lieferantennummer (BT-29): Von Conrad zugewiesene Nummer im Feld <ram:ID> in <ram:SellerTradeParty>.

USt-IdNr. des Verkäufers (BT-31): Feld <ram:ID> mit schemeID="VA" in <ram:SellerTradeParty>/<ram:SpecifiedTaxRegistration>.

USt-IdNr. des Käufers (BT-48): Feld <ram:ID> mit schemeID="VA" in <ram:BuyerTradeParty>/<ram:SpecifiedTaxRegistration> (zwingend erforderlich bei Reverse Charge AE).

Referenzen:

Käufer-Referenz (BT-10): Feld <ram:BuyerReference> (zu finden im Feld references.order_reference_for_customer in Mirakl).

Bestellnummer (BT-13): Feld <ram:IssuerAssignedID> in <ram:BuyerOrderReferencedDocument> (zu finden im Feld commercial_id in Mirak).

Lieferung:

Lieferdatum (BT-72): Feld <udt:DateTimeString> in <ram:ActualDeliverySupplyChainEvent>/<ram:OccurrenceDateTime> (Attribut format="102").

Lieferavis / Tracking-ID, DESADV (BT-16): Feld <ram:IssuerAssignedID> in <ram:DespatchAdviceReferencedDocument>.

Zahlung & Steuer:

Rechnungswährung (BT-5): Feld <ram:InvoiceCurrencyCode> (fest einzustellen auf EUR).

Zahlungsart (BT-81): Feld <ram:TypeCode> in <ram:SpecifiedTradeSettlementPaymentMeans> mit dem Wert 30 (Überweisung).

Zahlungskonto IBAN (BT-84): Feld <ram:IBANID> in <ram:PayeePartyCreditorFinancialAccount>.

BIC (BT-86): Feld <ram:BICID> in <ram:PayeeSpecifiedCreditorFinancialInstitution>.

USt-Aufschlüsselung Beleg (BT-116 bis BT-119): Felder <ram:BasisAmount>, <ram:CalculatedAmount>, <ram:CategoryCode> und <ram:RateApplicablePercent> in <ram:ApplicableTradeTax> (unter <ram:ApplicableHeaderTradeSettlement>).

Zahlungsbedingungen (BT-20): Feld <ram:SpecifiedTradePaymentTerms>/<ram:Description> (übergeben Sie hier die Skonto-Logik als definiertes Textmuster, Beispiel: #SKONTO#TAGE=14#PROZENT=3.00#).

Fälligkeitsdatum (BT-9): Feld <ram:SpecifiedTradePaymentTerms>/<ram:DueDateDateTime>.

Belegsummen:

Summe Positions-Nettobeträge (BT-106): Feld <ram:LineTotalAmount> in <ram:SpecifiedTradeSettlementHeaderMonetarySummation>.

Summe Zuschläge / Abschläge (BT-108/BT-107): Felder <ram:ChargeTotalAmount> / <ram:AllowanceTotalAmount>.

Gesamtbetrag ohne USt (BT-109): Feld <ram:TaxBasisTotalAmount>.

USt-Gesamtbetrag (BT-110): Feld <ram:TaxTotalAmount> (Attribut currencyID).

Gesamtbetrag inkl. USt (BT-112): Feld <ram:GrandTotalAmount>.

Vorausgezahlter Betrag (BT-113): Feld <ram:TotalPrepaidAmount>.

Fälliger Zahlbetrag (BT-115): Feld <ram:DuePayableAmount>.

Buchungsreferenz des Käufers (BT-19): Feld <ram:ID> in <ram:ReceivableSpecifiedTradeAccountingAccount>.

⚠️ Warnung: Erstellen Sie keine Sammelrechnungen über mehrere Bestellungen. Übermitteln Sie ausschließlich Handelsrechnungen (<ram:TypeCode> = 380). Gutschriften (Code 381) sind unzulässig.

Einzelabrechnung:
Rechnen Sie jede Bestellung über die Plattformschnittstelle einzeln und separat nach der jeweiligen Bestellnummer ab. Referenzieren Sie dazu in jeder Rechnung genau eine Bestellnummer im Feld <ram:IssuerAssignedID> in <ram:BuyerOrderReferencedDocument> (BT-13).

Rechnungstyp und Währung:
Nutzen Sie als Rechnungstyp ausschließlich den Wert 380 und als Rechnungswährung fest EUR (<ram:InvoiceCurrencyCode>).

Zeitpunkt:
Übermitteln Sie die Rechnung unverzüglich nach dem physischen Warenversand.

⚠️ Warnung: Das Rechnungsdatum (BT-2) darf nicht vor dem Versand-/Lieferdatum (BT-72) liegen.

Übereinstimmung:
Stimmen Sie Rechnungen und Lieferscheine formal und inhaltlich exakt aufeinander ab. Stellen Sie den Bezug technisch über die Lieferavis-/DESADV-Referenz <ram:DespatchAdviceReferencedDocument>/<ram:IssuerAssignedID> (BT-16) und das Lieferdatum <ram:ActualDeliverySupplyChainEvent> (BT-72) her.

Teillieferungen:

Rechnen Sie jede Teillieferung separat ab. Kennzeichnen Sie die Rechnung entsprechend als Teillieferung.

Neben den gesetzlichen Pflichtangaben müssen Sie folgende spezifische Daten in die Rechnung aufnehmen:

1. Von Conrad zugewiesene Lieferantennummer (ram:SellerTradeParty/ram:ID, BT-29).

2. Versendungsart (z. B. Paketdienst oder Spedition) als Freitext in ram:IncludedNote/ram:Content (BT-22).

3. Tracking-ID der Lieferung / DESADV (ram:DespatchAdviceReferencedDocument/ram:IssuerAssignedID, BT-16).

4. Lieferscheindaten:
   

- Bestellnummer (ram:BuyerOrderReferencedDocument/ram:IssuerAssignedID, BT-13) und Bestelldatum.
- Artikelnummer (ram:SellerAssignedID, BT-155) und Stückzahl (ram:BilledQuantity, BT-129).
- Herstellerseitige Seriennummern (sowie gegebenenfalls IMEI-Nummern).
- Ausstellungsdatum des Lieferscheins.
- Eine entsprechende Kennzeichnung im Fall von Teillieferungen.

5. Urheberrechtsabgaben: Weisen Sie bei abgabepflichtigen Geräten oder Speichermedien die genaue Höhe der Abgabe (als Zuschlag ram:SpecifiedTradeAllowanceCharge, BT-141) und die zuständige Verwertungsgesellschaft (z. B. ZPÜ) transparent aus.

⚠️ Hinweis:
Das Feld BT-141 ist nur verpflichtend, wenn ein Zuschlag oder Rabatt per BG-27 / BG-28 vorliegt. Ansonsten kann dieses Feld leer bleiben.

⚠️ Warnung: Stellen Sie Conrad niemals Gutschriften aus. Das System kann Gutschriften aus technischen Gründen nicht verarbeiten. Verwenden Sie ausschließlich den Rechnungstyp ram:TypeCode = 380 (Handelsrechnung). Der Code 381 (Gutschrift) wird vom System zurückgewiesen.

Führen Sie alle finanziellen Korrekturen (z. B. bei Retouren, Transportschäden, Fehlmengen oder falschen Urheberrechtsabgaben) ausschließlich über Belastungsanzeigen durch. Diese stellt Conrad an Sie als Lieferant aus.

⚠️ Warnung: Sind Rechnungen unvollständig oder fehlen zwingende Pflichtfelder der Spezifikation, hat Conrad daraus resultierende Verzögerungen bei der Bearbeitung und Bezahlung nicht zu vertreten.

1. Information zur Nutzung des Peppol-Netzwerkes:

Alternativ zur Rechnungsübermittlung per E-Mail und SFTP steht Ihnen die Übermittlung über das Peppol-Netzwerk zur Verfügung. Peppol arbeitet im 4-Corner-Modell: Sender und Empfänger sind über zertifizierte Access Points angebunden. Die Zustellung erfolgt über das Netz anhand der Participant-ID des Empfängers.

2. Feststehende Angaben:

2.1 Conrad-Entities im Peppol-Netz (Stand Peppol Directory, 21.07.2026):

⚠️ Warnung: Stellen Sie Rechnungen derzeit ausschließlich an die niederländische Entity (9944:nl007738213b01) zu. Die deutsche Participant-ID ist nur für MLR registriert und nimmt keine Rechnungen entgegen. Gutschriften sind generell nicht erlaubt.

2.2 Produktiv und Test:

1. Die Participant-ID bleibt in Produktiv- und Testumgebung identisch.

2. Der Unterschied liegt im abgefragten Netz bzw. der SML (Produktiv-SML vs. Test-SML / SMK acc.edelivery...).

3. Das System routet den Testversand über das Peppol-Testnetz (Test/SMK, nicht Produktiv). Die Empfänger-ID bleibt dabei unverändert.

2.3 Format:

1. Syntax: UBL 2.1.

2. Profil (NL): Peppol BIS Billing 3.0 oder NLCIUS v1.0 (beide sind für die NL-Entity registriert).

3. Gutschriften: Für die NL-Entity ist CreditNote zwar technisch registriert, fachlich sind Gutschriften jedoch ausgeschlossen. Verwenden Sie ausschließlich den Dokumenttyp Invoice.

4. Umsatzsteuer-Logik: Unverändert Kategorie S (steuerpflichtig – NL 21 % / 9 %, DE 19 % / 7 %) bzw. AE (Reverse Charge, 0 %, USt-IdNr. des Käufers erforderlich).

3. Abgrenzung zu ZUGFeRD:

1. Peppol nutzt UBL 2.1, ZUGFeRD nutzt CII (CrossIndustryInvoice). Beide Formate entsprechen der EU-Norm EN 16931, besitzen jedoch eine unterschiedliche XML-Struktur. Das Feld-Mapping der ZUGFeRD-Seite gilt für Peppol nicht und wird separat erstellt.

2. Übertragen Sie Rechnungen im Peppol-Netz über Access Points und nicht per E-Mail oder SFTP.

3. Peppol überträgt reines XML und kein PDF-Hybrid wie ZUGFeRD.

Sie erstellen E-Rechnungen im Format ZUGFeRD 2.1 / Factur-X 1.0.05 (Profil BASIC) oder XRechnung 3.0 stets als Einzelabrechnungen im Handelsrechnungsformat (Code 380) in der Währung EUR. Die Übermittlung erfolgt per E-Mail, SFTP oder für die Niederlande über das Peppol-Netzwerk direkt nach dem physischen Warenversand. Alle Rechnungsdaten (wie Lieferantennummer, Bestellnummer, DESADV und Steuerkategorien) müssen dabei exakt abgebildet werden, wobei Gutschriften ausgeschlossen sind und finanzielle Korrekturen ausschließlich über Belastungsanzeigen seitens Conrad abgewickelt werden.