Bestellprozess - allgemeine Schritte

Kauf auf Rechnung

Der Lieferschein

Bestellung mit Vorauskasse

Bestellung mit einem Ereignis

Hinweise

Proformarechnung

Wann ist die Zahlung ersichtlich in Mirakl

Keine eigene Rechnungen an Kunde oder Conrad!

Versand- & Rechnungsadresse nachträglich ändern

Wenn Sie sich auf dem Mirakl Portal einloggen, sehen Sie zunächst das Dashboard. Hier haben Sie u.a. auf der rechten Seite einen Überblick über Ihre zu bearbeitenden Bestellungen und Ihre ungelesenen Nachrichten. Sobald Sie eine neue Bestellung erhalten, bekommen Sie eine Mail als Benachrichtigung.

Mit einem Klick auf “Bestellungen” gelangen Sie auf die Bestellübersichtsseite.

Der Filter auf der Bestellübersichtsseite ist auf 90 Tage voreingestellt. Durch einen Klick auf das “x” können Sie die Filtereinstellung leicht entfernen oder über die Filtereinstellungen einen anderen Zeitraum auswählen.

In der Spalte “Bestell-ID” sehen Sie die Bestellungen sortiert nach Eingangsdatum und Uhrzeit. Die neuesten Bestellungen werden dabei immer zuerst angezeigt. Durch einen Klick auf den Pfeil ist die Reihenfolge umkehrbar.

In der Spalte “Status” können Sie auf einen Blick erkennen, in welchem Status sich die jeweilige Bestellung befindet. Neue Bestellungen finden Sie unter dem Status “Warten auf Versand” bzw. “Abbuchung in Bearbeitung”.

In der Spalte “Versandfrist” wird Ihnen für jede Bestellung die Versandfrist angezeigt. Bestellungen mit einem blauen “i” sind versandt. Mit einem Mouseover können Sie das Versanddatum sehen. Das orangene Dreieck zeigt Ihnen an, wenn eine Bestellung verspätet ist. Die Zeit der Verspätung steht dabei unterhalb der Versandfrist.

Die Filtereinstellungen werden Ihnen auf der rechten Seite angezeigt. Folgende Filtermöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung.

Durch Auswahl der Mehrfachselektion in Spalte 1 können Sie alle Bestellungen auf einmal auswählen und als versandt markieren oder stornieren und zusätzlich die Lieferscheine herunterladen.

Durch einen Klick auf die Bestellnummer ist es Ihnen allerdings auch möglich, auf die Bestelldetailseite der jeweiligen Aufträge zu wechseln, um diese einzeln zu bearbeiten.

Die bisher beschriebenen Schritte zur Bearbeitung einer Bestellung sind immer gleich. 

Im Folgenden wird zwischen den beiden möglichen Zahlungsarten “Kauf auf Rechnung” und “Vorauskasse” unterschieden.

Hier sehen Sie die Bestelldetailseite einer Bestellung mit der Zahlart “Kauf auf Rechnung". 

Die wichtigsten Informationen sind in der folgenden Abbildung markiert.

Wichtige Informationen für Sie:

• Bestellnummer inkl. des Status der Bestellung
• die zu entrichtende Provision
• auf der rechten Seite unter “Weitere Aktionen”:
  • Dokumente
    • hier wird umgehend ab dem Status “Warten auf Versand” der Lieferschein hochgeladen
    • mit dem Statuswechsel der Bestellung auf “Versandt” bis ca. 18 Uhr, wird hier am selben Tag die Rechnung generiert und hochgeladen
    • mit dem Statuswechsel der Bestellung auf “Versandt” nach 18 Uhr, wird die Rechnung am Folgetag generiert und hochgeladen
    • findet eine Rückerstattung statt, so wird hier auch die Gutschrift hochgeladen
    • sämtliche Anhänge, die Sie Nachrichten hinzufügen, sind auch unter diesem Reiter verfügbar
  • Historie der Bestellung
    • chronologische Statusänderungen der Bestellung
  • Bestellnummer → hier können Sie interne Notizen einfügen
  • Benutzerdefiniertes Feld
• die kundenindividuelle Referenz → nutzen Sie einen eigenen Lieferschein, geben Sie die kundenindividuelle Referenz unbedingt auf dem Lieferschein mit an. Diese ist für Kunden zur Zuordnung der Ware essentiell.
• die Buttons “Ablehnen” und “Annehmen”. Über diese können Sie einzelne Positionen in der Bestellung ablehnen oder annehmen.
• die Versandadresse des Kunden
• die Rechnungsadresse des Kunden
• die Zahlungsmethode → “Invoice” (= Kauf auf Rechnung) oder “Prepayment” (= Vorauskasse)
• Zahlungsdetails → Informationen zum bestellten Produkt in Form von Menge, dem Einzelpreis netto, dem Gesamtpreis netto, die dazugehörige MwSt., die Versandkosten, deren Steuer und der Gesamtpreis brutto
• Nachrichtentab
  • Wenn Sie auf den Nachrichtentab klicken, öffnet sich ein neues Fenster und Sie können über einen Klick auf “Konversation beginnen” eine Nachricht verfassen. Wählen Sie den Empfänger und einen Betreff (Thema) aus, formulieren Sie eine Nachricht und fügen Sie bei Bedarf einen Anhang hinzu. Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Nachrichten an den Kunden richten und nicht an den Betreiber.

Bestellungen auf Rechnung werden automatisch angenommen. Die Versand- und Rechnungsadresse ist sofort für Sie sichtbar, sobald die Bestellung unter 'Warten auf Versand' erscheint. Der Lieferschein wird erzeugt und sowohl unter “Weitere Aktionen” → “Dokumente” als auch direkt unterhalb der Trackinginformationen zur Verfügung gestellt.

Beachten Sie, dass mit Annahme der Bestellung automatisch Ihre hinterlegte Versandvorlaufzeit zu laufen beginnt.

Ist die Ware versandbereit und wurde dem Transportdienstleister übergeben, klicken Sie auf “Tracking-Informationen hinzufügen”. Es öffnet sich ein separates Fenster, über das Sie die Versanddienstleister und Tracking-ID eintragen müssen.

Anschließend können Sie den Versand der Bestellung über einen Klick auf den Button “Als versandt markiert” bestätigen. Sie können den Versand auch schon bei Eingabe der Trackingdaten bestätigen. 

Wichtig: Sobald die Ware an den Versanddienstleister übergeben worden ist, setzten Sie diese noch am selben Tag  auf "Als versandt markiert”. Tun Sie das erst am nächsten Tag beeinflusst das Ihre Quote "verspäteter Versand" negativ und es kann schneller zu einer Qualitäts Sperre kommen.

Der Status der Bestellung wechselt anschließend auf “Versandt”. Vorsicht, erst im Status “Versandt” wird die Rechnung erzeugt.

Der Lieferschein

Die Beilage eines Lieferscheins zu jeder Sendung ist verpflichtend. Insbesondere im B2B-Bereich ist die Zuordnung der Sendung zum Auftrag ohne Lieferschein in den Wareneingängen unserer Kunden oft nicht möglich. Dies führt zu unnötigen Verzögerungen und einem erhöhten administrativen Aufwand auf Kundenseite.

Die konsequente Beilage des Lieferscheins wird diesen Prozess erheblich vereinfachen und zu einem reibungsloseren Ablauf im Wareneingang Ihrer Geschäftskunden beitragen.

Bitte stellen Sie sicher, dass jeder Lieferung ein Lieferschein beiliegt, der den vorgegebenen Kriterien aus den aktuellen AGB entspricht.

Hier sehen Sie ein Beispiel für den automatisch generierten Lieferschein. Für Ihre Sendung können Sie sowohl diesen, als auch Ihren eigenen verwenden. Ein Lieferschein ist der Sendung aber in jedem Fall beizulegen. Sollten Sie Ihren eigenen nutzen, so drucken Sie die kundenindividuelle Referenz mit an, falls der Kunde diese in der Bestellung mit angibt.

So sieht eine automatisch erzeugte Rechnung aus. Das Zahlungsziel und der Hinweis, dass es sich um einen abweichenden Zahlungsempfänger handelt, ist mit angegeben.

Achtung: Nutzen Sie nur dieses Rechnungsdokument und keine eigenen!

Wie bei der Bestellung mit der Zahlart “Kauf auf Rechnung”, gelangen Sie auch bei einer Bestellung mit “Vorauskasse” über die Bestellübersicht durch einen Klick auf den entsprechenden Auftrag auf die Bestelldetailseite.

An der Zahlungsmethode “prepayment” erkennen Sie, dass es sich um eine Bestellung mit der Zahlart “Vorauskasse” handelt.

Bestellungen mit Vorauskasse wechseln durch die automatische Annahme direkt in den Status 'Abbuchung in Bearbeitung'. Das System wartet nun auf den Zahlungseingang. Versand- und Lieferadresse bleiben für Sie bis zum Zahlungseingang weiterhin verborgen.

Sobald die Zahlung übermittelt wurde und Ihre Bestellung versandbereit ist, wird auch die Versandfrist neu berechnet.

Liegt innerhalb von 21 Tagen kein Zahlungseingang vor, so erlischt die Bestellung automatisch.

Eine vorzeitige Stornierung der Bestellung ist nicht möglich.

Nach dem Zahlungseingang werden Sie per Mail benachrichtigt und die Bestellung wechselt in den Status “Warten auf Versand”. Ab diesem Zeitpunkt stehen Ihnen die Versand- und die Rechnungsadresse des Kunden zur Verfügung und Ihre hinterlegte Versandvorlaufzeit, innerhalb welcher die Ware dem Transportdienstleister übergeben werden muss, beginnt zu laufen. Die Versandfrist wird dementsprechend neu berechnet und in der Bestellung angepasst. Des Weiteren wird der Lieferschein umgehend erzeugt und sowohl unter “Weitere Aktionen” → “Dokumente” als auch direkt unterhalb der Trackinginformationen zur Verfügung gestellt.

Ab dem Status “Warten auf Versand” verläuft die Bestellung analog einer Bestellung mit Kauf auf Rechnung.

Bestellungen mit einem Ereignis sind auf Ihrem Dashboard auf der rechten Seite unter “Ereignisse” ersichtlich oder über die Bestellübersicht mit dem Filter “Mit Ereignissen”. In der Spalte “Informationen” der Bestellübersicht werden Ihnen in der Bestellübersicht zudem Bestellungen mit einem Ereignis durch ein rotes Ausrufezeichen angezeigt (auf dem Screenshot nicht ersichtlich).

Durch einen Klick auf die entsprechende Bestellung gelangen Sie auf die Bestelldetailseite. Dort wird Ihnen das Ereignis inkl. des Grunds angezeigt. Handelt es sich um mehrere Positionen, so wird Ihnen für jede Position, für die ein Ereignis eröffnet wurde, angezeigt. Haben Sie ein Lösung mit dem Kunden gefunden, können Sie das Ereignis als gelöst markieren, damit keine weiteren, unnötigen Nachrichten mehr geschrieben werden.

Kümmern Sie sich umgehend um Bestellungen mit einem Ereignis, indem Sie über die Nachrichtenfunktion Kontakt zum Kunden aufnehmen und ihm eine Lösung oder einen Lösungsvorschlag anbieten.

Proformarechnung

Eine Proformarechnung kann nicht ausgestellt werden. Per E-Mail hat der Kunde allerdings eine Bestelleingangsbestätigung erhalten.

Wann ist die Zahlung ersichtlich in Mirakl

Solange der Kunde nicht bezahlt hat, erscheint der Betrag nicht im Mirakl Dashboard, das heißt, Sie sehen (obwohl die Bestellung versandt wurde) nicht, dass die Auszahlung noch offen ist. 

 Ausschlaggebend ist hier die Zahlung des Kunden, erst dann wird die Zahlung in Balance payable ersichtlich. 

 Der Status „Ausstehend“ gilt für Bestellungen, deren Zahlungen validiert wurden (über PA01 oder PA02), die Bestellung sich jedoch noch nicht im Status „Empfangen“ befindet.

Für diese Bestellung wurde die Zahlung nicht validiert und befindet sich daher noch nicht im Status „Ausstehend“.

Keine eigene Rechnungen an Kunde oder Conrad!

Bitte stellen Sie Ihre Rechnungen nicht auf Conrad aus, da wir weder Besteller, Leistungsempfänger oder Rechnungsempfänger sind.  Es handelt sich um ein Marktplatz-Geschäft. 

Wir bitten Sie dringend Ihre internen Rechnungen für Bestellungen des Conrad Marketplace nicht an den Kunden zu senden.

Ihre Bestellungen werden im nächsten Billing Cycle abgerechnet.

Versand- & Rechnungsadresse nachträglich ändern

Kunden bitten gelegentlich darum, die Liefer- oder Rechnungsadresse nach der Bestellung zu ändern. Da Conrad bei bestimmten Zahlungsarten das Ausfallrisiko übernimmt, gelten hierfür klare Regeln zum Schutz Ihrer Forderungen.

Grundregel nach Zahlungsart

Ob eine Änderung sicher ist, hängt von der gewählten Zahlungsart des Kunden ab:

1. Bei Vorauskasse:
   Sie können die Adresse in Ihrem eigenen System wie gewünscht anpassen. Da die Zahlung bereits eingegangen ist, besteht für Sie kein Zahlungsausfallrisiko.

2. Bei Kauf auf Rechnung:
   Eine nachträgliche Änderung sollte hier nur im Ausnahmefall erfolgen. Conrad führt vor der Annahme einer Bestellung eine Bonitäts- und Betrugsprüfung für die spezifische Adresse durch. Ändern Sie die Adresse eigenmächtig, verfällt die Absicherung durch Conrad.

Warum ist eine Änderung problematisch? (Hintergrund)

Sobald eine Adresse im Hintergrund geändert wird, greift unsere ursprüngliche Bonitätsprüfung nicht mehr. Wir können nicht sicherstellen, dass der Kunde an der neuen Adresse zahlungsfähig oder die Bestellung legitim ist.

Wichtig für Ihre Absicherung: Falls Sie an eine nicht geprüfte Adresse versenden, müssen wir einer Abtretung der Forderung an uns widersprechen. Das bedeutet: Wenn der Kunde nicht zahlt, tragen Sie das volle finanzielle Risiko.

Empfohlenes Vorgehen bei Änderungswünschen

Um sicherzugehen, dass sowohl die Adresse geprüft ist als auch Ihr Anspruch auf Forderungsübernahme bestehen bleibt, empfehlen wir diesen Prozess:

1. Bitten Sie den Kunden, die bestehende Bestellung zu stornieren.

2. Der Kunde soll eine neue Bestellung mit der korrekten Adresse aufgeben.

3. Dadurch durchlaufen die neuen Daten automatisch unsere Betrugs- und Bonitätsprüfung.

Technische Einschränkung in Mirakl

Bitte beachten Sie, dass eine Änderung der Versandadresse direkt in Mirakl nach der Auftragserstellung technisch nicht mehr möglich ist.

Zusammenfassung

Es steht Ihnen grundsätzlich frei, auf eigene Verantwortung an jede beliebige Adresse zu versenden. Beachten Sie jedoch, dass in diesem Fall die Forderungsübernahme durch Conrad ausgeschlossen ist.

Alles zu Stornierungen, Rückgaben & Rückerstattungen finden Sie im folgenden Artikel:
 

Rückgaben & Rückerstattungen