Mit einem Mouseover auf “Meine Bestellungen” und einem Klick auf “Alle Bestellungen” gelangen zur Bestellübersicht.

In Spalte 2 der Bestellübersicht sehen Sie die Bestellungen sortiert nach Eingangsdatum und Uhrzeit. Die neuesten Bestellungen werden dabei immer zuerst angezeigt. Durch einen Klick auf den Pfeil ist die Reihenfolge umkehrbar.

In Spalte 5 können Sie erkennen, in welchem Status sich die jeweilige Bestellung befindet. Alle Bestellungen, die noch nicht bearbeitet wurden, befinden sich im Status “Noch nicht angenommen”.

Über die zur Verfügung stehenden Filter auf der linken Seite, können Sie sich z.B. alle noch nicht angenommenen Bestellungen anzeigen lassen.

Durch Auswahl der Mehrfachselektion in Spalte 1 können Sie alle Bestellungen auf einmal auswählen und annehmen oder ablehnen.

Durch einen Klick auf die Bestellnummer ist es Ihnen allerdings auch möglich, auf die Bestelldetailseite der jeweiligen Aufträge zu wechseln, um diese einzeln zu bearbeiten.

Beachten Sie dabei, dass einmal abgelehnte Bestellungen nachträglich nicht mehr angenommen werden können.

Die bisher beschriebenen Schritte zur Bearbeitung einer Bestellung sind immer gleich. 

Im Folgenden wird zwischen den beiden möglichen Zahlungsarten “Kauf auf Rechnung” und “Vorauskasse” unterschieden.

Hier sehen Sie die Bestelldetailseite einer Bestellung mit der Zahlart “Kauf auf Rechnung". 

Die wichtigsten Informationen sind in der folgenden Abbildung markiert.

Unter dem Reiter “Historie” werden sämtliche Statusänderungen der Bestellung chronologisch aufgeführt.

Reiter “Dokumente”

• hier wird umgehend ab dem Status “Versand läuft” der Lieferschein hochgeladen
• mit dem Statuswechsel der Bestellung auf “Versandt” bis 18 Uhr, wird hier am selben Tag die Rechnung generiert und hochgeladen
• mit dem Statuswechsel der Bestellung auf “Versandt” nach 18 Uhr, wird die Rechnung am Folgetag generiert und hochgeladen
• findet eine Rückerstattung statt, so wird hier auch die Gutschrift hochgeladen
• sämtliche Anhänge, die Sie Nachrichten hinzufügen, sind auch unter diesem Reiter verfügbar

Sobald Sie auf der Bestelldetailseite sind, befindet sich die Bestellung im Status “Noch nicht angenommen”. Dazu hier noch einmal der Screenshot.

Bei einer Bestellung mit der Zahlart “Kauf auf Rechnung”, stehen Ihnen ab diesem Status Versand- und Rechnungsadresse des Kunden noch nicht zur Verfügung. Wenn Sie die Bestellung annehmen wollen, klicken Sie auf “Alle Artikel annehmen”.

Nach Annahme wechselt der Status der Bestellung auf “Versand läuft”. Dies hat folgende Auswirkungen:

• die Versand- und Rechnungsadresse des Kunden werden für Sie sichtbar
• der Lieferschein wird umgehend erzeugt und unter dem Reiter “Dokumente” zur Verfügung gestellt
• die von Ihnen hinterlegte Versandvorlaufzeit, innerhalb welcher die Ware an den Transportdienstleister übergeben werden muss, beginnt zu laufen

Ist die Ware versandbereit und wurde dem Transportdienstleister übergeben, so klicken Sie auf den Button “Weiter zum Versand” und anschließend auf “Versand der Bestellung bestätigen”. Der Status der Bestellung wechselt auf “Versandt”. Vorsicht, erst im Status “Versandt” wird die Rechnung erzeugt.

Hier sehen Sie ein Beispiel für den automatisch generierten Lieferschein. Für Ihre Sendung können Sie sowohl diesen, als auch Ihren eigenen verwenden. Ein Lieferschein ist der Sendung aber in jedem Fall beizulegen. Sollten Sie Ihren eigenen nutzen, so drucken Sie die kundenindividuelle Referenz mit an, falls der Kunde diese in der Bestellung mit angibt.

So sieht eine automatisch erzeugte Rechnung aus. Das 14-tägige Zahlungsziel und der Hinweis, dass es sich um einen abweichenden Zahlungsempfänger handelt, ist mit angegeben.

Achtung: Nutzen Sie nur dieses Rechnungsdokument und keine eigenen!

Wie bei der Bestellung mit der Zahlart “Kauf auf Rechnung”, gelangen Sie auch bei einer Bestellung mit “Vorauskasse” über die Bestellübersicht durch einen Klick auf den entsprechenden Auftrag auf die Bestelldetailseite.

An der Zahlungsmethode “prepayment” erkennen Sie, dass es sich um eine Bestellung mit der Zahlart “Vorauskasse” handelt.

Sobald Sie die Bestellung angenommen haben, wechselt die Bestellung in den Status “Abbuchung in Bearbeitung”. Versand- und Rechnungsadresse bleiben dabei weiterhin verborgen. Der nächste Statuswechsel erfolgt erst nach Zahlungseingang.

Liegt innerhalb von 15 Tagen kein Zahlungseingang vor, so erlischt die Bestellung automatisch. Eine vorzeitige Stornierung der Bestellung ist nicht möglich.

Nach dem Zahlungseingang werden Sie per Mail benachrichtigt und die Bestellung wechselt in den Status “Versand läuft”. Ab diesem Zeitpunkt stehen Ihnen die Versand- und die Rechnungsadresse des Kunden zur Verfügung und Ihre hinterlegte Versandvorlaufzeit, innerhalb welcher die Ware dem Transportdienstleister übergeben werden muss, beginnt zu laufen. Des Weiteren wird unmittelbar nach dem Statuswechsel der Lieferschein unter dem Reiter “Dokumente” hochgeladen.

Bestellungen mit einem Ereignis sind auf Ihrem Dashboard auf der rechten Seite unter “Ereignisse” ersichtlich oder über die Bestellübersicht mit dem Filter “Bestellungen mit Ereignissen”. In der Spalte “Status” der Bestellübersicht können Sie sich mit einem Mouseover über das “i” den Grund des Ereignisses anzeigen lassen.

Durch einen Klick auf die entsprechende Bestellung gelangen Sie auf die Bestelldetailseite. Dort wird Ihnen rechts oben angezeigt, dass ein Ereignis offen ist. Bei den Produktdetails können Sie zudem sehen, wann das Ereignis eröffnet wurde und aus welchem Grund.

Kümmern Sie sich umgehend um Bestellungen mit einem Ereignis, indem Sie über die Nachrichtenfunktion Kontakt zum Kunden aufnehmen und ihm eine Lösung oder einen Lösungsvorschlag anbieten.

Wünscht der Kunde eine Stornierung vor Bestellannahme - die Bestellung befindet sich also im Status “Noch nicht angenommen - so ist Ihnen das ohne großen Aufwand möglich.

Klicken Sie auf der Bestelldetailseite auf “Ablehnen”. In der Bestellübersicht erscheint diese Bestellung anschließend mit dem Status “Abgelehnt”.

Liegen derartige Bestellungen vor, so können diese auf Wunsch aus der Statistik entfernt werden.

Vorsicht: Ihr Angebotsupload wechselt nach einer Stornierung vor Bestellannahme bei den stornierten Artikeln auf Menge 0 und muss im Anschluss aktualisiert werden.

Auch nach der Bestellannahme ist eine Stornierung noch möglich. Klicken Sie auf der Bestelldetailseite dazu oben rechts auf den Button “Stornierung”.

Sie haben nun die Wahl zwischen einer vollständigen und einer detaillierten Stornierung. Anschließend wählen Sie noch den Grund der Stornierung aus und bestätigen.

Bei einer vollständigen Stornierung wechselt der Status im Anschluss auf “Storniert” und später dann zu “Geschlossen”.

Bei einer detaillierten Stornierung bleibt der ursprüngliche Status bis hin zum Status “Empfangen” erhalten, da der Kunde einen Teilbetrag bezahlen muss.

Eine Rückerstattung für eine Bestellung mit “Vorauskasse” ist möglich ab dem Status “Versand läuft” und dem damit verbundenen Zahlungseingang.

Über die Bestellübersicht gelangen Sie wieder auf die Bestelldetailseite. Dort klicken Sie oben rechts auf den Button “Rückerstattung”.

Sie können zwischen einer vollständigen und detaillierten Rückerstattung wählen.

Nach der Erstellung der Rückerstattung wird vom Zahlungsdienstleister eine Gutschrift generiert und unter dem Reiter “Dokumente” hochgeladen.

Verwenden Sie nur die vom Zahlungsdienstleister erstellten Gutschriften und nicht ihre eigenen.

Beachten Sie zudem, dass eine durchgeführte Rückerstattung nicht mehr rückgängig gemacht werden kann.

Um eine volle Rückerstattung durchzuführen, klicken Sie auf der Bestelldetailseite oben rechts auf den Button “Rückerstattung”.

Anschließend wählen Sie “Volle Rückerstattung” und einen Grund aus und bestätigen. Die Summe der Gutschrift wird dabei automatisch berechnet.

Nach der Bestätigung wird Ihnen noch einmal der Betrag und die Anzahl der zu stornierenden Artikel angezeigt, was zusätzlich ein weiteres Mal bestätigt werden muss. Nach der Durchführung wechselt der Status der Bestellung auf “Erstattet”.

Bei einer detaillierten Rückerstattung mit Mengenkorrektur wird z.B. eine Position, die mehrere Stück beinhaltet, mengenmäßig korrigiert und erstattet. Klicken Sie dazu auf der Bestelldetailseite wieder auf den Button “Rückerstattung” und wählen Sie “Detaillierte Erstattung” aus.

Im Anschluss geben Sie einen Grund ein und die Menge, die storniert werden soll. Der Nettobetrag wird daraufhin automatisch berechnet.

Die weiteren Summen der anteiligen MwSt. des Artikels, die Versandkosten netto und deren Steuer sind von Ihnen zu berechnen und separat einzugeben.

Nachdem Sie bestätigt haben, wird Ihnen die Menge und der Betrag des zu stornierenden Artikels nochmals angezeigt. Sind die Angaben korrekt, so können Sie die Rückerstattung mit einem Klick auf “Bestätigen” durchführen.

Teilweise rückerstattete Bestellungen behalten ihren ursprünglichen Status, wie z.B. “Versand läuft”, bis hin zu “Empfangen” bei, da der Kunde einen Teil des Betrags zahlen muss.

Wählen Sie einen Grund aus und geben Sie bei der Menge “0” ein. Es wird keines der zu befüllenden Felder über die jeweiligen Beträge vorausgefüllt. Diese Felder müssen durch Sie befüllt werden. Achten Sie dabei darauf, dass die Beträge korrekt eingetragen werden und bestätigen Sie.

Nachdem Sie bestätigt haben, wird Ihnen die Menge und der Betrag des zu stornierenden Artikels nochmals angezeigt. Stimmen die Angaben, so können Sie die Rückerstattung mit einem Klick auf “Bestätigen” durchführen.

Teilweise rückerstattete Bestellungen behalten ihren ursprünglichen Status, wie z.B. “Versand läuft”, bis hin zu “Empfangen” bei, da der Kunde einen Teil des Betrags zahlen muss.

Die Rückerstattung einer Bestellung mit Zahlart “Kauf auf Rechnung” ist erst ab dem Status “Versandt” möglich. Vor dem Status “Versandt” ist nur eine Stornierung möglich.

Auf der Bestelldetailseite klicken Sie oben rechts auf den Button “Rückerstattung”.

Sie können zwischen einer vollständigen und detaillierten Rückerstattung wählen.

Nach der Erstellung der Rückerstattung wird vom Zahlungsdienstleister eine Gutschrift generiert und unter dem Reiter “Dokumente” hochgeladen.

Verwenden Sie nur die vom Zahlungsdienstleister erstellten Gutschriften und nicht ihre eigenen.

Beachten Sie zudem, dass eine durchgeführte Rückerstattung nicht mehr rückgängig gemacht werden kann.

Um eine volle Rückerstattung durchzuführen, klicken Sie auf der Bestelldetailseite oben rechts auf den Button “Rückerstattung”.

Anschließend wählen Sie “Volle Rückerstattung” und einen Grund aus und bestätigen. Die Summe der Gutschrift wird dabei automatisch berechnet.

Nach der Bestätigung wird Ihnen noch einmal der Betrag und die Anzahl der zu stornierenden Artikel angezeigt, was zusätzlich ein weiteres Mal bestätigt werden muss. Nach der Durchführung wechselt der Status der Bestellung auf “Erstattet”.

Bei einer detaillierten Rückerstattung mit Mengenkorrektur wird z.B. eine Position, die mehrere Stück beinhaltet, mengenmäßig korrigiert und erstattet. Klicken Sie dazu auf der Bestelldetailseite wieder auf den Button “Rückerstattung” und wählen Sie “Detaillierte Erstattung” aus.

Im Anschluss geben Sie einen Grund ein und die Menge, die storniert werden soll. Der Nettobetrag wird daraufhin automatisch berechnet.

Die weiteren Summen der anteiligen MwSt. des Artikels, die Versandkosten netto und deren Steuer sind von Ihnen zu berechnen und separat einzugeben.

Nachdem Sie bestätigt haben, wird Ihnen die Menge und der Betrag des zu stornierenden Artikels nochmals angezeigt. Sind die Angaben korrekt, so können sie die Rückerstattung mit einem Klick auf “Bestätigen” durchführen.

Teilweise rückerstattete Bestellungen behalten ihren ursprünglichen Status, wie z.B. “Versand läuft”, bis hin zu “Empfangen” bei, da der Kunde einen Teil des Betrags zahlen muss.

Wählen Sie einen Grund aus und geben Sie bei der Menge “0” ein. Es wird keines der zu befüllenden Felder über die jeweiligen Beträge vorausgefüllt. Diese Felder müssen durch Sie befüllt werden. Achten Sie dabei darauf, dass die Beträge korrekt eingetragen werden und bestätigen Sie.

Nachdem Sie bestätigt haben, wird Ihnen die Menge und der Betrag des zu stornierenden Artikels nochmals angezeigt. Stimmen die Angaben, so können Sie die Rückerstattung mit einem Klick auf “Bestätigen” durchführen.

Teilweise rückerstattete Bestellungen behalten ihren ursprünglichen Status, wie z.B. “Versand läuft”, bis hin zu “Empfangen” bei, da der Kunde einen Teil des Betrags zahlen muss.