Wenn Sie sich auf dem Mirakl Portal einloggen, sehen Sie zunächst das Dashboard. Hier haben Sie u.a. auf der rechten Seite einen Überblick über Ihre zu bearbeitenden Bestellungen und Ihre ungelesenen Nachrichten. Sobald Sie eine neue Bestellung erhalten, bekommen Sie eine Mail als Benachrichtigung.

Mit einem Klick auf “Bestellungen” gelangen Sie auf die Bestellübersichtsseite.

Der Filter auf der Bestellübersichtsseite ist auf 90 Tage voreingestellt. Durch einen Klick auf das “x” können Sie die Filtereinstellung leicht entfernen oder über die Filtereinstellungen einen anderen Zeitraum auswählen.

In der Spalte “Bestell-ID” sehen Sie die Bestellungen sortiert nach Eingangsdatum und Uhrzeit. Die neuesten Bestellungen werden dabei immer zuerst angezeigt. Durch einen Klick auf den Pfeil ist die Reihenfolge umkehrbar.

In der Spalte “Status” können Sie auf einen Blick erkennen, in welchem Status sich die jeweilige Bestellung befindet. Alle Bestellungen, die noch nicht bearbeitet wurden, befinden sich im Status “Noch nicht angenommen”.

In der Spalte “Versandfrist” wird Ihnen für jede Bestellung die Versandfrist angezeigt. Bestellungen mit einem blauen “i” sind versandt. Mit einem Mouseover können Sie das Versanddatum sehen. Das orangene Dreieck zeigt Ihnen an, wenn eine Bestellung verspätet ist. Die Zeit der Verspätung steht dabei unterhalb der Versandfrist.

Die Filtereinstellungen werden Ihnen auf der rechten Seite angezeigt. Folgende Filtermöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung.

Durch Auswahl der Mehrfachselektion in Spalte 1 können Sie alle Bestellungen auf einmal auswählen und annehmen, ablehnen oder stornieren und zusätzlich die Lieferscheine herunterladen.

Durch einen Klick auf die Bestellnummer ist es Ihnen allerdings auch möglich, auf die Bestelldetailseite der jeweiligen Aufträge zu wechseln, um diese einzeln zu bearbeiten.

Beachten Sie dabei, dass einmal abgelehnte Bestellungen nachträglich nicht mehr angenommen werden können.

Die bisher beschriebenen Schritte zur Bearbeitung einer Bestellung sind immer gleich. 

Im Folgenden wird zwischen den beiden möglichen Zahlungsarten “Kauf auf Rechnung” und “Vorauskasse” unterschieden.

Hier sehen Sie die Bestelldetailseite einer Bestellung mit der Zahlart “Kauf auf Rechnung". 

Die wichtigsten Informationen sind in der folgenden Abbildung markiert.

Wichtige Informationen für Sie:

• Bestellnummer inkl. des Status der Bestellung
• die zu entrichtende Provision
• auf der rechten Seite unter “Weitere Aktionen”:
  • Dokumente
    • hier wird umgehend ab dem Status “Warten auf Versand” der Lieferschein hochgeladen
    • mit dem Statuswechsel der Bestellung auf “Versandt” bis ca. 18 Uhr, wird hier am selben Tag die Rechnung generiert und hochgeladen
    • mit dem Statuswechsel der Bestellung auf “Versandt” nach 18 Uhr, wird die Rechnung am Folgetag generiert und hochgeladen
    • findet eine Rückerstattung statt, so wird hier auch die Gutschrift hochgeladen
    • sämtliche Anhänge, die Sie Nachrichten hinzufügen, sind auch unter diesem Reiter verfügbar
  • Historie der Bestellung
    • chronologische Statusänderungen der Bestellung
  • Bestellnummer → hier können Sie interne Notizen einfügen
  • Benutzerdefiniertes Feld
• die kundenindividuelle Referenz → nutzen Sie einen eigenen Lieferschein, geben Sie die kundenindividuelle Referenz unbedingt auf dem Lieferschein mit an. Diese ist für Kunden zur Zuordnung der Ware essentiell.
• die Buttons “Ablehnen” und “Annehmen”. Über diese können Sie einzelne Positionen in der Bestellung ablehnen oder annehmen.
• die Versandadresse des Kunden
• die Rechnungsadresse des Kunden
• die Zahlungsmethode → “Invoice” (= Kauf auf Rechnung) oder “Prepayment” (= Vorauskasse)
• Zahlungsdetails → Informationen zum bestellten Produkt in Form von Menge, dem Einzelpreis netto, dem Gesamtpreis netto, die dazugehörige MwSt., die Versandkosten, deren Steuer und der Gesamtpreis brutto
• Nachrichtentab
  • Wenn Sie auf den Nachrichtentab klicken, öffnet sich ein neues Fenster und Sie können über einen Klick auf “Konversation beginnen” eine Nachricht verfassen. Wählen Sie den Empfänger und einen Betreff (Thema) aus, formulieren Sie eine Nachricht und fügen Sie bei Bedarf einen Anhang hinzu. Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Nachrichten an den Kunden richten und nicht an den Betreiber.

Wie bereits erwähnt, befindet sich die Bestellung zu Beginn im Status “Noch nicht angenommen”. Wichtig für diesen Status → die von Ihnen hinterlegte Versandvorlaufzeit (VVZ) beginnt zu laufen. Nach Ablauf der VVZ muss die Ware spätestens an den Transportdienstleister übergeben werden.

Bei einer Bestellung mit der Zahlart “Kauf auf Rechnung”, stehen Ihnen ab diesem Status Versand- und Rechnungsadresse des Kunden noch nicht zur Verfügung. Wenn Sie die Bestellung annehmen wollen, klicken Sie auf “Akzeptieren”. Handelt es sich um mehrere Positionen und Sie können nicht alle annehmen, müssen Sie die vorselektierten Positionen entfernen. Beachten Sie dabei, dass diese Positionen dadurch abgelehnt werden und der Bestand dieser Artikel auf 0 gesetzt wird.

Nach Annahme wechselt der Status der Bestellung auf “Warten auf Versand”. Dies hat folgende Auswirkungen:

• die Versand- und Rechnungsadresse des Kunden werden für Sie sichtbar
• der Lieferschein wird umgehend erzeugt und sowohl unter “Weitere Aktionen” → “Dokumente” als auch direkt unterhalb der Trackinginformationen zur Verfügung gestellt

Ist die Ware versandbereit und wurde dem Transportdienstleister übergeben, klicken Sie auf “Tracking-Informationen hinzufügen”. Es öffnet sich ein separates Fenster, über das Sie die Versanddienstleister und Tracking-ID eintragen können. Anschließend können Sie den Versand der Bestellung über einen Klick auf den Button “Als versandt markiert” bestätigen. Sie können den Versand auch schon bei Eingabe der Trackingdaten bestätigen.

Der Status der Bestellung wechselt anschließend auf “Versandt”. Vorsicht, erst im Status “Versandt” wird die Rechnung erzeugt.

Ist die Ware versandbereit und wurde dem Transportdienstleister übergeben, so klicken Sie auf den Button “Weiter zum Versand” und anschließend auf “Versand der Bestellung bestätigen”. Der Status der Bestellung wechselt auf “Versandt”. Vorsicht, erst im Status “Versandt” wird die Rechnung erzeugt.

Hier sehen Sie ein Beispiel für den automatisch generierten Lieferschein. Für Ihre Sendung können Sie sowohl diesen, als auch Ihren eigenen verwenden. Ein Lieferschein ist der Sendung aber in jedem Fall beizulegen. Sollten Sie Ihren eigenen nutzen, so drucken Sie die kundenindividuelle Referenz mit an, falls der Kunde diese in der Bestellung mit angibt.

So sieht eine automatisch erzeugte Rechnung aus. Das Zahlungsziel und der Hinweis, dass es sich um einen abweichenden Zahlungsempfänger handelt, ist mit angegeben.

Achtung: Nutzen Sie nur dieses Rechnungsdokument und keine eigenen!

Wie bei der Bestellung mit der Zahlart “Kauf auf Rechnung”, gelangen Sie auch bei einer Bestellung mit “Vorauskasse” über die Bestellübersicht durch einen Klick auf den entsprechenden Auftrag auf die Bestelldetailseite.

An der Zahlungsmethode “prepayment” erkennen Sie, dass es sich um eine Bestellung mit der Zahlart “Vorauskasse” handelt.

Sobald Sie die Bestellung angenommen haben, wechselt die Bestellung in den Status “Abbuchung in Bearbeitung”. Versand- und Rechnungsadresse bleiben dabei weiterhin verborgen. Der nächste Statuswechsel erfolgt erst nach Zahlungseingang.

Liegt innerhalb von 15 Tagen kein Zahlungseingang vor, so erlischt die Bestellung automatisch. Eine vorzeitige Stornierung der Bestellung ist nicht möglich.

Nach dem Zahlungseingang werden Sie per Mail benachrichtigt und die Bestellung wechselt in den Status “Warten auf Versand”. Ab diesem Zeitpunkt stehen Ihnen die Versand- und die Rechnungsadresse des Kunden zur Verfügung und Ihre hinterlegte Versandvorlaufzeit, innerhalb welcher die Ware dem Transportdienstleister übergeben werden muss, beginnt zu laufen. Die Versandfrist wird dementsprechend neu berechnet und in der Bestellung angepasst. Des Weiteren wird der Lieferschein umgehend erzeugt und sowohl unter “Weitere Aktionen” → “Dokumente” als auch direkt unterhalb der Trackinginformationen zur Verfügung gestellt.

Ab dem Status “Warten auf Versand” verläuft die Bestellung analog einer Bestellung mit Kauf auf Rechnung.

Bestellungen mit einem Ereignis sind auf Ihrem Dashboard auf der rechten Seite unter “Ereignisse” ersichtlich oder über die Bestellübersicht mit dem Filter “Mit Ereignissen”. In der Spalte “Informationen” der Bestellübersicht werden Ihnen in der Bestellübersicht zudem Bestellungen mit einem Ereignis durch ein rotes Ausrufezeichen angezeigt (auf dem Screenshot nicht ersichtlich).

Durch einen Klick auf die entsprechende Bestellung gelangen Sie auf die Bestelldetailseite. Dort wird Ihnen das Ereignis inkl. des Grunds angezeigt. Handelt es sich um mehrere Positionen, so wird Ihnen für jede Position, für die ein Ereignis eröffnet wurde, angezeigt. Haben Sie ein Lösung mit dem Kunden gefunden, können Sie das Ereignis als gelöst markieren, damit keine weiteren, unnötigen Nachrichten mehr geschrieben werden.

Kümmern Sie sich umgehend um Bestellungen mit einem Ereignis, indem Sie über die Nachrichtenfunktion Kontakt zum Kunden aufnehmen und ihm eine Lösung oder einen Lösungsvorschlag anbieten.

Sie können eine Bestellung auch vor Annahme (Status “Noch nicht angenommen”) ablehnen.

Markieren Sie die Bestellung auf der Bestellübersichtsseite und wählen anschließend über die Mehrfachselektion “Ablehnen” aus oder klicken Sie auf der Bestelldetailseite auf “Ablehnen”. In der Bestellübersicht erscheint diese Bestellung anschließend mit dem Status “Abgelehnt”.

Bevor Sie die Bestellung ablehnen, erscheint ein Hinweis, den Sie bestätigen müssen.

Vorsicht:

Das Ablehnen einer Bestellung hat folgende zwei Auswirkungen:

• Die Angebotsmenge des Artikels wechselt nach Ablehnung einer Bestellung auf 0 und muss bei Bedarf aktualisiert/ korrigiert werden.
• Das Ablehnen einer Bestellung wirkt sich negativ auf Ihre KPI “Annahmequote” in der MQC (Mirakl Quality Control) aus.

Hinweis:

Wünscht ein Kunde vor Annahme der Bestellung eine Stornierung, so nehmen Sie die Bestellung in diesem Fall an und stornieren diese anschließend. Lehnen Sie diese nicht ab. Nur so lässt sich eine negative Auswirkung auf Ihre KPI vermeiden.

Diese Vorgehensweise ist nur bei Stornierung auf Kundenwunsch zu wählen.

Auch nach der Bestellannahme ist eine Stornierung noch möglich. Klicken Sie auf der Bestelldetailseite dazu oben rechts auf den Button “Stornierung”.

Sie haben nun die Wahl zwischen einer vollständigen und einer detaillierten Stornierung. Anschließend wählen Sie noch den Grund der Stornierung aus und bestätigen.

Bei einer vollständigen Stornierung wechselt der Status im Anschluss auf “Storniert” und später dann zu “Geschlossen”.

Bei einer detaillierten Stornierung bleibt der ursprüngliche Status bis hin zum Status “Empfangen” erhalten, da der Kunde einen Teilbetrag bezahlen muss.

Eine Rückerstattung für eine Bestellung mit “Vorauskasse” ist möglich ab dem Status “Warten auf Versand” und dem damit verbundenen Zahlungseingang.

Über die Bestellübersicht gelangen Sie wieder auf die Bestelldetailseite. Dort klicken Sie oben rechts auf den Button “Rückerstattung”.

Um eine volle Rückerstattung durchzuführen, klicken Sie auf der Bestelldetailseite oben rechts auf den Button “Rückerstattung”.

Anschließend wählen Sie “Volle Rückerstattung” und einen Grund aus und bestätigen.

Nach der Bestätigung wird Ihnen noch einmal der Betrag und die Anzahl der zu stornierenden Artikel angezeigt, was zusätzlich ein weiteres Mal bestätigt werden muss. Nach der Durchführung wechselt der Status der Bestellung auf “Erstattet”.

Bei einer Teilrückerstattung mit Mengenkorrektur wird z.B. eine Position, die mehrere Stück beinhaltet, mengenmäßig korrigiert und erstattet. Klicken Sie dazu auf der Bestelldetailseite wieder auf den Button “Rückerstattung” und wählen Sie “Erstattung eines Teils der Bestellung” aus.

Im Anschluss geben Sie einen Grund ein und die Menge, die storniert werden soll. Der Nettobetrag wird daraufhin automatisch berechnet.

Beachten Sie bei speziell bei Teilrückerstattungen für Vorauskasse Bestellungen: Sobald Sie die Teilmenge eingeben, die rückerstattet werden soll, erscheint die Checkbox “Ich versende diese Artikel nicht”. Wissen Sie, dass die rückerstatteten Artikel definitiv nicht versendet werden (können), so setzen Sie dort unbedingt das Häkchen. Anderweitig wird diese Bestellung nicht abgeschlossen und bleibt offen.

Der Betrag und die anteilige USt. des Artikels werden automatisch berechnet. Sofern Versandkosten angefallen sind, werden auch diese anteilig (Nettobetrag inkl. USt.) automatisch berechnet. Betragen die Versandkosten 5€ inkl. USt., so werden bei Rückerstattung der Hälfte der Menge 2,50€ brutto storniert.

Es ist Ihnen aber auch möglich nur eine Teilrückerstattung der Artikel durchzuführen und die Versandkosten auszuschließen, indem Sie die Checkbox “Nur Produkte” klicken.

Nachdem Sie auf “Bestellung rückerstatten” klicken, wird Ihnen der Betrag und der Hinweis, dass die Rückerstattung nicht rückgängig gemacht werden kann, angezeigt. Sind die Angaben korrekt, so können Sie die Rückerstattung mit einem Klick auf “Bestätigen” durchführen.

Teilweise rückerstattete Bestellungen behalten ihren ursprünglichen Status, wie z.B. “Warten auf Versand”, bis hin zu “Empfangen” bei, da der Kunde einen Teil des Betrags zahlen muss. Über ein Icon in der Spalte “Informationen” wird Ihnen allerdings angezeigt, dass eine Rückerstattung durchgeführt wurde.

Wählen Sie einen Grund aus und geben Sie bei der Menge “0” ein. Anschließend geben Sie den Nettobetrag ein, der rückerstattet werden soll. Die anteilige USt. wird automatisch berechnet. Alle grau hinterlegten Felder sind nicht editierbar.

Nachdem Sie auf “Bestellung rückerstatten” klicken, wird Ihnen der Betrag und der Hinweis, dass die Rückerstattung nicht rückgängig gemacht werden kann, angezeigt. Sind die Angaben korrekt, so können Sie die Rückerstattung mit einem Klick auf “Bestätigen” durchführen.

Teilweise rückerstattete Bestellungen behalten ihren ursprünglichen Status, wie z.B. “Warten auf Versand”, bis hin zu “Empfangen” bei, da der Kunde einen Teil des Betrags zahlen muss. Über ein Icon in der Spalte “Informationen” wird Ihnen allerdings angezeigt, dass eine Rückerstattung durchgeführt wurde.

Die Rückerstattung einer Bestellung mit Zahlart “Kauf auf Rechnung” ist erst ab dem Status “Versandt” möglich. Voraussetzung dafür ist zudem, dass der Kunde die Bestellung bereits bezahlt hat. Vor dem Status “Versandt” oder in diesem Status ohne Zahlungseingang ist nur eine Stornierung möglich.

Die Rückerstattungen werden ansonsten genauso abgewickelt wie in den vorherigen Punkten 7.1 bis 7.2.2 beschrieben.

Nur bei der Bearbeitung einer Rückerstattung mit Mengenkorrektur gibt es eine Abweichung. Bei Bestellungen mit der Zahlart “Kauf auf Rechnung” steht Ihnen bei der Bearbeitung nicht die Checkbox “Ich werden diese Artikel nicht versenden” zur Verfügung, da die Ware bereits versandt wurde.

Anhand der beiden folgenden Screenshots soll der Unterschied des ersten Absatzes visuell noch verdeutlicht werden.

• Teilbestellung einer Bestellung im Status “Versandt” und bezahlt → es steht eine Rückerstattung zur Verfügung

• Zweite Teilbestellung der Bestellung im Status “Versandt” und noch nicht bezahlt → es steht eine Stornierung zur Verfügung

Sollten Sie bei einer Rückerstattung z.B. Wiedereinlagerungsgebühren verlangen, so müssen Sie dies auch über eine detaillierte Rückerstattung abwickeln. Klicken Sie dazu auf der Bestelldetailseite wieder auf den Button “Rückerstattung” und daraufhin auf “Detaillierte Rückerstattung”.